KALİTE FONKSİYON GÖÇERİMİ METODU
VE HİZMET İŞLETMELERİNE UYARLANMASI
Atilla AKBABA
ÖZET
Günümüzde hizmet işletmeleri, üretim işletmelerinin uyguladığı yönetim sistemlerini kendi sektörlerinde uygulamaya çalışmaktadırlar. Bu yönetim sistemleri içerisinde müşteri memnuniyetini sağlamada kullanılan bir araç olan Toplam Kalite Yönetiminin önemli bir yeri vardır. Kalite Fonksiyon Göçerimi, toplam müşteri memnuniyetini sağlamak
için müşteri isteklerini belirli kalite tasarımı ve üretim zorunluluklarına dönüştürmede 4 temel matris kullanan yapılandırılmış bir Toplam Kalite Yönetimi sürecidir.Bu çalışmada ilk olarak KFG’nin ortaya çıkışı ile ilgili bilgi verilmiş ve yöntem, kapsamlı bir şekilde açıklanmıştır. Daha sonra bu yöntemin işletmelere sağlayacağı faydalar incelenmiş ve KFG yönteminin uygulanmasında izlenecek süreç anlatılmıştır. Çalışmada son olarak, başlangıçta üretim işletmeleri için geliştirilmiş olan KFG yönteminin hi
zmet işletmelerinde hizmetlerin tasarımına uyarlanması konusunda bilgi sunulmuştur.GİRİŞ
İşletmelerin başarılı olmaları ve yaşamlarını devam ettirmeleri için müşteri memnuniyeti bir zorunluluktur. Toplam Kalite Yönetimi ve Sürekli Gelişme Felsefeleri müşteri memnuniyetini sağlamada kullanılan araçlardır ve bunların her ikisi de Kalite Fonksiyon Göçerimi gibi yeni bir düşünce tarzını veya paradigma değişikliğini içeren metotların kullanılmasını gerektirmektedirler.
TKY’nin benimsenerek KFG’nin kullanılması, “önce üret sonra kontrol et” (inspected-in quality) şeklindeki eski düşünce tarzından, “kaliteyi ürünlere ve üretim süreçlerine yerleştirerek ürünlerin hatasız üretilmesi”(designed-in quality) şeklindeki yeni düşünce tarzına geçmeyi gerektirmektedir.
KFG
yöntemi ürünlerin ve hizmetlerin müşteri gereksinimlerine göre tasarlanması gerektiği felsefesine dayanmaktadır. Önceleri ürün tasarımı için kullanılmış olan KFG, hizmet endüstrisi için de büyük kullanım değerine sahiptir. KFG mal ve hizmet temelli şirketlerin her ikisinde de başarıyla uygulanmıştır. Şirketler, hizmetlerin geliştirilmesinde, eğitim programlarının oluşturulmasında, yeni işgörenlerin seçiminde ve yeni mal ve hizmetlerin tasarımında KFG metodunu kullanmışlardır.Ürün geliştirmede KFG metodunu kullanan firmalar maliyetlerde %50 düşme, ürün geliştirme zamanında %33 azalma ve verimlilikte %200 artış sağlamışlardır (Guinta ve Praizler 1993:14).
1. KALİTE FONKSİYON GÖÇERİMİ’NİN TARİHÇESİ
Kalite Fonksiyon Göçerimi ilk kez 1966 yılında Yoji Akao tarafından Japonya’da ortaya atılan bir yönetim metodudur(Begovich 1996:1). Yoji Akao’nun çalışmaları ilk olarak 1972 yılında Mitsubishi’nin Kobe’deki Gemi Tersanelerinde uygulanmıştır. Batı dünyasının KFG’ne olan ilgisi, Toyota şirketinin 1977 ile 1984 yı
lları arasındaki KFG uygulamalarıyla ulaştığı başarılardan sonra olmuştur. KFG uygulaması ile Toyota ürün geliştirme maliyetlerinde %61 azalma sağlamış, ürün geliştirme süresini üçte bir oranında kısaltmış ve paslanmayla ilgili garanti problemlerini ortadan kaldırmıştır(www.shef.ac.uk/ibberson/QFD-IntrolII.html).KFG Amerika’da ilk kez 1984 yılında Xerox şirketinden Dr. Clausing tarafından uygulanmıştır(Besterfield ve diğerleri 1999:283). Xerox sonrasında Digital Equipment, Hewlett Packard, AT&T ve ITT gibi bir çok firma bu uygulamayı başlatmış, Ford ve General Motors firmaları 50’den fazla başarılı uygulama gerçekleştirmiştir. Türkiye’de ise ilk KFG uygulamasını beyaz eşya üreticisi olan Arçel
ik firması 1994 yılında bulaşık makinesi üzerinde gerçekleştirmiştir(Doğan 2000:67).2. “KALİTE FONKSİYON GÖÇERİMİ”NİN TANIMI VE İLGİLİ KAVRAMLAR
Kobe tersanelerinde geliştirilen yöntemin Japonca’daki orijinal adı,
“Hin Shitsu, Ki Nou, Ten Kai”dir(Guinta ve Praizler 1993:4). Bu isim, İngilizce’ye “Quality Function Deployment” olarak tercüme edilmiştir. Japonca’da her sözcük çeşitli anlamlar taşıyabildiğinden, İngilizce’ye yapılan tercüme aslında tam olarak yöntemin orijinal adının verdiği anlamı karşılayamamaktadır.Ülkemizde tanınmaya başlandığından beri Türkçe’ye “Kalite İşlev Konumlandırılması”, “Kalite Fonksiyon Yayılımı”, “Kalite Fonksiyonları Açınımı” şeklinde tercüme edilen Kalite Fonksiyon Göçerimi farklı yazarlar ve bilim adamları tarafından farklı şekillerde tanımlanmıştır.
Kalite Fonksiyon Göçerimi, yaratıcılarından biri olan Akao tarafından şöyle tanımlanmaktadır: “ KFG müşteriyi tatmin etmek ve müşterinin taleplerini tasarım hedeflerine ve üretim sırasında kullanılacak başlıca kalite güvence noktalarına dönüştürmek amacıyla tasarım kalitesini geliştirmeyi amaçlayan bir yöntemdir. ... KFG; tasarım kalitesini ürün daha tasarım aşamasındayken güvence altına almanın bir yoludur.”(Akao’dan aktaran Yenginol 2000:23).
KFG, müşteri girdilerinin tasarım, imalat ve servise kadar iletilmesinin, biçimi eve benzeyen bir dizi matris kullanarak fonksiyonlar arası bir takım tarafından yapıldığı bir ürün (hizmet) geliştirme sürecidir(Griffin ve Hauser 1993:2).
Guinta ve Praizler (1993) KFG’yi, “müşterileri dinleyip tam olarak ne istediklerini öğrendikten sonra, bu ihtiyaçların eldeki kaynaklarla en iyi şekilde nasıl karşılanacağını belirlemenin mantıksal bir yoludur” şeklinde tanımlamaktadır.
Tüm bu tanımlardan yola çıkarak, kapsamlı bir biçimde Kalite Fonksiyon Göçerimi’ni: “Müşterilerin beklentilerinin, isteklerinin ve algılayamadıkları ihtiyaçlarının belirlenmesini, tespit edilen bu beklenti, istek ve ihtiyaçların örgütün bütün fonksiyonel bileşenlerindeki ürün ya da hizmet karakteristiklerine dönüştürülmesi
ni sağlayan ve fonksiyonlar arası bir takım tarafından yürütülen, detaylı ve yapısallaşmış fakat esnek ve anlaşılması kolay bir ürün ve hizmet geliştirme yöntemidir” olarak tanımlayabiliriz.Kalite Fonksiyon Göçerimi metodolojisinin kullandığı diğer kavramlar ise aşağıda tanımlanmıştır. Bu kavramlar bundan sonraki bölümlerde burada yer alan anlamlarda kullanılacaklardır.
Kalite Evi, KFG takımı tarafından oluşturulan KFG’nin temel yapısıdır. Müşteri istekleri ile bunları karşılamaya yönelik olarak belirlenen kalite karakteristiklerini ilişkilendirmeye, ürün özelliklerini algılamaya dayalı olarak karşılaştırmaya, kalite karakteristiklerini objektif ölçülere dayalı olarak karşılaştırmaya ve aralarındaki olumlu ya da olumsuz korelasyonları belirlemeye yarayan
bir matrisler setidir(Morris ve Morris 1999:4).Kolaylaştırıcı, KFG’ni , elemanlarını, çeşitli uygulamalarını ve seçeneklerini bilen ve uygulama deneyimi olan, KFG takımını yönlendirme görevini üstlenmiş, firma içinden ya da dışından seçilebilen yönlendirici kişidir.
KFG Takımı, KFG Projesini yürütmek için; projeyle ilgili olan bölümlerden ve en azından bir defa KFG semineri almış kişiler arasından seçilmiş firma çalışanlarından oluşan proje grubudur.
Müşterinin Sesi, müşteri için her biri belli bir öneme sahip olan müşteri ihtiyaçlarının hiyerarşik bir setidir (Grifin ve Hauser 1993:2). KFG içinde “müşterinin sesi”; müşterilerin beklentileri, istekleri ve algılamadığı ihtiyaçlarıdır. Müşterinin sesi, yüz yüze görüşme, anketler, gözlemler, saha raporları,
garanti uygulamasından elde edilen veriler, müşterilerin ürün veya hizmet ile ilgili görüşlerinin kaydedilmesi gibi çeşitli yollarla elde edilmektedir(www.soce.org/papers/crow-qfd/Crow-qfd.htm).Gemba Analizi (Gembaya gitmek), müşterinin sesini dinlemede kullanılan bir yöntemdir. Gemba, ürünün müşteri tarafından kullanıldığı asıl ortamdır. Dolayısıyla gemba analizi, müşteri ihtiyaçlarını anlamak amacıyla ürünün kullanıldığı yerde yapılan gözlemlerdir(www-personal.engin.umich.edu/gmazur/tqm/voc.htm).
3. KA
LİTE FONKSİYON GÖÇERİMİ’NİN YARARLARIKalite işletmeler için önemli bir rekabet aracıdır ve hem mal hem de hizmet üreten işletmeler için stratejik bir önem taşımaktadır. İşletmeler dünyada yaşanan hızlı değişim ve gelişime ayak uydurabilmek için kaliteyi yükselterek rekabet gücü kazanmak yoluna gitmektedirler(Uyguç 1998:83).
Bir ürün veya hizmetin kalitesi söz konusu olduğunda, o mal veya hizmetin müşteri gereksinimlerini tam olarak karşılaması, zamanında üretimi ve teslimatı ve uygun bir maliyeti olması özellikleri akla gelen ilk ve en önemli özelliklerdir. İşletmede KFG uygulaması ile aşağıda sayılan yararlar sağlanabilmektedir (www.kageme.itu.edu.tr/icerik/5teknik/html):
Şekil.1: Tasarımda KFG kullanımı ile klasik yöntemler kullanılmasının karşılaştırılması.

Kaynak:
Guinta ve Praizler’dan aktaran, Fatih Yenginol, Yeni Ürün Geliştirmede Müşteri İstek ve İhtiyaçlarını Teknik Karakteristiklere Dönüştürmeyi Sağlayan Bir Yöntem: Kalite Fonksiyon Göçerimi (Yayımlanmamış Doktora Tezi), İzmir:Dokuz Eylül Üniversitesi, 2000,s.30.İletişimi artıran en önemli unsurlar, müşteri ihtiyaçlarının dönüştürülmesinde kullanılan standart dil, duygulardan çok olaylara odaklanılması ve karar sürecinin sürekli yenilenen ve modifiye edilebilen bir matris üzerinde gerçekleşmesidir. Verilerin görsel bir sunumunu oluştu
ran KFG, hem pazarlamacıların hem de mühendislerin kolayca anlayabilecekleri bir sunum oluşturmaktadır(Griffin ve Hauser 1993:4).
4. KALITE FONKSIYON GÖÇERIMI SÜRECI
KFG Süreci dört aşamadan oluşur. İlk aşama 0 ile gösterilmektedir. Bu aşamada KFG uygulaması için gerekli ön hazırlıklar yapılır. Bu hazırlıkların tamamlanmasından sonra KFG sürecinin uygulanmasına geçilir(Cohen’den aktaran Yenginol 2000:33).
Aşama 0 : Planlama
Aşama 1 : “Müşterinin Sesi”nin Toplanması
Aşama 2 : Kalite Evinin Oluşturulması
Aşama 3 : Sonuçların Analizi ve Yorumlanması
4.1. Planlama Aşaması (Aşama 0)
Planlama aşaması, örgütsel desteğin sağlanması, amaçların belirlenmesi, müşteri grubuna karar verilmesi, zaman ufkunun belirlenmesi, ürün / hizmet kavramına karar verilmesi, takımın kurulması, KFG sürecinin tasarlanması ve gerekli malzemelerle tesisin sağlanması konularını içerir.
4.1.1. Örgütsel Desteğin Sağlanması
KFG projesinde örgütsel desteğin sağlanması, başarının temel anahtarıdır. Örgütsel destek, yönetimin desteği , fonksiyonel destek ve KFG teknik desteğinden oluşur.
Yönetimin desteği, örgütün tepe yönetiminin KFG projesinin tamamlanması için gerekli olan para ve zamanın tahsisi, müşteri isteklerinin toplanması, KFG kolaylaştırıcısının belirlenmesi, takımın oluşturulması ve istenilen sonuç elde edilene kadar KFG projesini yürütmesi için gerekli şartların oluşturulmasını kapsar. KFG yaklaşımının başarıyla uygulanması için tepe ve orta düzey yönetimin desteğinin sağlanması temel oluşturur.
Fonksiyonel destek, KFG s
ürecine katılacak ilgili grupların (satınalma, imalat, kalite güvence satış, hizmet, eğitim, pazarlama, finans) ihtiyaç olduğu ölçüde KFG projesini desteklemelerini içerir.Teknik destek ise, KFG’nin uygulanabilmesi için, her takım üyesinin KFG prensiplerini biliyor ve en azından bir seminer almış olmaları gerektiği konusunu, KFG kolaylaştırıcısının takımı yönlendirebilmek için KFG’nin farklı uygulamaları, seçenekleri ve elemanlarını biliyor olması gerekliliğini ifade eder.
4.1.2. Amaçların Belirlenmesi
Kolaylaştırıcı, projenin yürütülmeye başlanmasından önce, eldeki kaynakların en çok hangi amaçlar üzerine yoğunlaştırılacağına karar verir. İşletmenin öncelik vermek isteyebileceği amaçlar; müşteri istek ve ihtiyaçlarının anlaşılması, ürün ya da hizmet iç
in kalite ve işletme hedeflerinin belirlenmesi, hızlı ürün planlama, projenin yarısından geriye dönerek projeye yeniden başlama riskinin minimize edilmesi gibi amaçlardır.4.1.3. Müşterilerin Belirlenmesi
Müşterinin en baştan açık bir şekilde tanımlanmış olması, takımın bundan sonra yapacağı çalışmalarda fikir birliği içinde çalışmasını beraberinde getirecektir. Müşterilerin belirlenmesi süreci iki aşamadan oluşur. İlk olarak bütün olası müşteriler tanımlanır ve sonra ikinci aşama olarak, ana müşteri gurub
u tanımlanır.Hedef müşteri grubunun belirlenmesi için öncelikle bütün olası müşterilerin bir listesi oluşturulur. Bu işi genellikle KFG planlamacıları veya pazar araştırmacıları yaparlar. Müşterilerin belirlenmesi bazen gerçekten karmaşık bir süreç olabilir ama örgütsel başarının sağlanması için önemlidir. Müşteriler genellikle üç grupta toplanabilir:
Nihai müşteriler, ya da diğer bir deyimle son kullanıcılar, bir ürün ya da hizmeti kendi özel ihtiyaçları için kullanan kesimdir. Ara müşteriler genellikle ürünün dağıtımını yapan toptancı ve perakendecilerdir. İçsel müşteriler ise örgütün içinde yer alan ve bir şekilde hem ara müşterilerin hem de son kullanıcıların tedarikçisi durumunda olan kesimdir. Bu müş
teri gruplarının tamamı eşit öneme sahiptir. Ancak bu müşteri gruplarına bir dördüncüsünü daha eklemek gereklidir ki bunlar da kayıp ya da potansiyel müşterilerdir. Firma kendi müşterilerinin ihtiyaçlarını belirlerken, bu gruptakilerin niçin firmanın ürününü kullanmadıkları ya da niçin rakip ürünü tercih ettikleri konusunda sağlayacakları bilgiler, yeni ürünü tasarlarken firmaya ışık tutacaktır.Bütün olası müşteri gruplarının tanımlanmasından sonra yapılması gereken şey anahtar müşteri grubuna odaklanmaktır. Ürün tasarımı bu müşteri grubunu tatmin edecek şekilde yapılacak ve bu müşteri grubuna olabildiğince fazla sayıda müşteri dahil edilmeye çalışılacaktır.
4.1.4. Zaman Ufkunun Belirlenmesi
KFG projesinin açıkça belirlenmiş bir zaman planlamasının olması, planlamanın daha gerçekçi olmasını sağlar. Bu sayede takım üyelerinin aynı hedefler üzerine odaklanmaları sağlanmış olur.
4.1.5. Ürüne Karar Verilmesi
En önemli KFG prensiplerinden biri, detaylı ürün tasarımının mümkün olduğunca ertelenmesidir. Böylece takım uzun süre sadece amaçlara odaklanarak, bu amaçlara ulaşmada gerekli çözümleri üretmekle uğraşır ve detaylı bir tasarımın getireceği kısıtlardan kurtulmuş olur.
4.1.6. KFG Takımının Kurulması
Bazı durumlarda KFG projesi, sadece çok küçük grupları etkileyecek boyuttadır. Böyle durumlarda KFG takımı sadece danışmanlardan ya da kolaylaştırıcı ve birkaç yöneticiden oluşur. Böyle durumlarda geniş kapsamlı bir takım kurma çalışmasına gerek yoktur.
Ancak çoğu zaman KFG çalışması bütün bir örgütün çalışmalarını etkileyecek boyutlarda olabilir ve büyük bir takımın Kalite Evini oluşturmada çalışması gerekebilir. İki tip KFG takımı vardır; yeni ürün veya mevcut ürün geliştirme takımı. Takımlar pazarlama, tasarım, kalite, finans ve üretim bölümlerinin üyeleri
nden oluşur. Mevcut ürünü geliştirme takımları genellikle daha az sayıda üyeye sahiptir, çünkü KFG projesinin yalnızca uyarlanması söz konusudur(Besterfield ve diğerleri 1999:285).4.1.7. KFG Uygulama Çizelgesinin Hazırlanması
KFG projesi zaman gerektiren
bir projedir. Projenin kapsadığı ürün veya hizmetlere bağlı olarak proje iki-üç gün de sürebilir, aylar boyunca da devam edebilir. Ancak projeye başlamadan önce bu sürenin mutlaka her aşama için planlanması gerekir.KFG sürecinin planlanması ve düzenlenmesi, takım liderinin amaçlarına göre oluşturulacak matris sayısının belirlenmesi, sürecin bir parçası olacağı düşünülen diğer faaliyetlerin de detaylı bir biçimde planlanması KFG kolaylaştırıcısı tarafından yapılır.
4.1.8. Gerekli Malzeme ve Tesisin Sağlanması
Yukarıda da belirtildiği gibi, KFG süreci birkaç gün ya da birkaç ay sürebilir. Ancak her durumda takımın proje çalışmaları için bir yer gereklidir. Konsantrasyon yoğunluğunun sağlanması için genellikle takım üyelerinin normal çalışma yerlerinden farklı bir yer KFG ortamı olarak seçilir.
4.2. Müşteri İhtiyaçlarının Belirlenmesi (Aşama 1)
Yeni bir ürünün tasarımına ya da geliştirilmesine başlamadan önce örgütler müşterilerinin düşüncelerini öğrenmek zorundadırlar. Bir kez hedef pazar belirlendikten sonra, şirket ya da örgüt artık müşterilerin isteklerini ve ihtiyaçlarını belirlemeye ve tatmin etmeye yönelik olarak faaliyetlerini sürdürmelidir.
4.2.1. Müşteri İhtiyaçlarının Tanımlanması
İlk iş olarak müşterilerin ihtiyaçları tanımlanmalıdır. Müşteri istek ve ihtiyaçlarının anlaşılması ve farklılıklarının belirlenmesi, bu ihtiyaçların yönetimi için çok önemlidir. Müşteriler ihtiyaçlarını, ürün veya hizmetten ne gibi faydalar beklediklerini tanımlayan ifadeler şeklinde belirtirler. Bu ihtiyaçlar genel
likle kişisel görüşmeler ve/veya 6 ile 8 müşteriyi bir araya getiren odak guruplar yoluyla belirlenir.4.2.2. Gemba Analizi
Müşterilerden veri toplamanın bir diğer yöntemi müşterileri ürünü kullanırken izlemek, yani “gemba” ya gitmektir. Gemba ürünün kullanıldığı gerçek ortamdır. Diğer bir deyişle Gemba, ürün ya da hizmetin müşteri için “değer”e dönüştüğü yerdir. Bu yöntem sayesinde müşterilerin kendilerinin de bilmedikleri ihtiyaçlar, ürünün kullanımı gözlenerek ortaya çıkartılmaya çalışılır. Aynı zamand
a müşterilerde tatminsizlik yaratan gizli etmenler de ortaya çıkartılmış olur.4.2.3. Müşteri İhtiyaçlarının Yapılandırılması
Müşteri ihtiyaçlarının yönetilmesi için bunların takım tarafından bir hiyerarşi içerisinde yapılandırılması gerekmektedir. Aynı zamanda stratejik ihtiyaçlar olarak ta bilinen birincil ihtiyaçlar, ürün için stratejik yönü belirleyen 5 ile 10 arasındaki en önemli ihtiyaçlardır. Söz gelimi, “kullanım kolaylığı” bir ürün için birincil bir ihtiyaç olabilir.
Taktik ihtiyaçlar olarak ta bi
linen ikincil ihtiyaçlar birincil ihtiyaçların detaylarıdır. Her bir birincil ihtiyaç genellikle 3 ile 10 arasında ikincil ihtiyaçlara bölünür. Bu ihtiyaçlar ilgili stratejik veya birincil ihtiyacın tatmini için nelerin yapılabileceğini belirgin olarak gösterir.4.2.4. Müşteri İhtiyaçlarının Önceliklendirilmesi
Müşteriler ihtiyaçlarının yerine getirilmesini isterler, fakat bazı ihtiyaçlar diğerlerinden daha fazla önemlidir. İhtiyaçların önceliklendirilmesi KFG takımına, bir ihtiyacın tatmininin maliyeti ile müşteriye sağladığı fayda arasında denge kurmasında yardımcı olur. Söz gelimi iki ihtiyacın giderilme maliyetleri aynı ise, müşteri için daha fazla önem taşıyan ihtiyaç daha yüksek öncelik almaktadır.
4.3. Kalite Evinin Oluşturulması ve Analizi (Aşama 2
ve 3)“Kalite Evi” (The House of Quality) matrisi KFG’nin en çok bilinen şeklidir. Kalite evi matrisi, pazar araştırmaları ve kıyaslama (benchmarking) verilerinden elde edilen bir dizi müşteri isteklerini, yeni bir ürün veya hizmet tasarımıyla karşılanacak makul sayıda önceliklendirilmiş mühendislik hedeflerine dönüştürmek için çok sayıda disiplinden uzmanların katılımıyla oluşmuş bir takım tarafından yürütülür.
Kalite Evinin genel yapısı KFG projesi sürecinde tamamlanan 6 ana parçadan oluşur(www.shef.ac.
uk/ibberson/QFD-IntrolII.html):Kalite Fonksiyon Göçerimi Süreci’nde Kalite Evinin oluşturulması ikinci aşama ve Analiz aşaması üçüncü aşama olacak şekilde ayrı ayrı gösterilmiş olmalarına rağmen, analiz süreci her aşamanın içine yayılmıştır. Bu nedenle ikinci ve üçüncü aşamaların birlikte anlatılmasında fayda vardır.
Şekil 2:
Kalite Evi
Müşteri istekleri kısmının oluşturulması, daha önce anlatılan “müşterinin sesi”nin toplanması kısmında toplanan ve sınıflandırılan müşteri isteklerinin kalite evinin bir bölümü olarak yazılmasından ibarettir.
Müşteri istekleri belirlendikten ve sınıflandırıldıktan sonra kalite evinin “NE”ler kısmına yazılırlar. Müşteri isteklerine “NE”ler denmesinin sebebi; bunların, Kalite Fonksiyon Göçerimi Sürecinde “ne” gerçekleştirileceğini göstermeleridir.
4.3.2. Planlama Matrisinin Oluşturulması ve Analizi
Planlama matrisi pazar araştırmalarında gözlemlenen müşteri algılamalarını gösterir. Bu matriste müşteri isteklerinin kıyaslamalı önemleri, firma ve rakiplerin bu gereksinimleri karşılamadaki performansları gösterilmektedir.
Müşteriler bakımından her müşteri isteğinin önem ve memnuniyet derecesi genel olarak pazar araştırmalarından elde edilir. Planlama matrisindeki bu müşteri istekleri ile kesişen sütunlara sırasıyla isteklerin taşıdığı önem derecesi, firmanın şu anda her bir müşteri isteği için ne durumda olduğu, piyasada rakip durumda olan bir veya birden fazla firmanın ne durumda olduğu ve firmanın aslında ulaşmak istediği noktalar ile ilgili bilgiler kaydedilir.
Planlama matrisinde müşteri istekleri bakımından firmanın ve rakip firmaların konumunu belirlemek ve firma için ulaşılmak istenen hedefleri belirlemek için, 1 ile 5 arasında veya 1 ile 10 arasında bir puanlama yöntemi kullanılır. Müşterilere her bir müşteri isteği için firmayı ve rakip olarak alınan firmaları, verilen puan sistemine göre (1: En kötü, 10: En iyi) veya (1: En kötü, 5: En iyi) olacak şekilde puanlamaları istenir.
Bu sayede müşterilerin firmayı ve rakipleri her bir müşteri isteği için nasıl algıladıkları tespit edilir. Elde edilen bu puanlar planlama matrisine yerleştirilir ve rakip firmalarla kıyaslama yapılarak her bir müşteri isteği için firmanın ulaşmak istediği nokta belirlenir.
Planlama matrisinde son aşama olarak, müşteri isteklerinin önem puanları ve bunların toplam içerisindeki payları hesaplanır. Önem puanları ve buna bağlı olarak Yüzde önemleri yüksek çıkan müşteri isteklerinin geliştirilmesinin, müşteri tatminini ve satışları daha fazla artıracağı anlaşılır.
4.3.3. Kalite Karakteristiklerinin Belirlenmesi ve Analizi
Kalite karakteristiklerinin belirlenmesi Kalite Evinin oluşturulmasında en çok zamanı alan bölümdür. Bir “Kalite Karakteristiği”; herhangi bir müşteri isteğinin ne şekilde karşılanacağını gösteren bir ifadedir. Daha başka deyimle müşteri isteklerinin teknik dilde ifadesidir. “NE”lere ulaşmak için belirlenen “NASIL”lardır. Kalite karakteristiklerine
“Teknik Karakteristikler” de denmektedir.Kalite Karakteristikleri, Kalite Evinin üst kısmında, sütunlarda yer alır. Her müşteri isteğini karşılamak için en az bir kalite karakteristiği belirlenmelidir.
4.3.4. İlişki Matrisinin Oluşturulması ve Analizi
Teknik karakteristiklerin belirlenmesinden sonraki doğal adım, müşteri istekleri ile teknik karakteristikler arasındaki ilişki düzeylerinin belirlenmesidir. Burada ilişkiden kastedilen: Her sütundaki teknik karakteristiğin; her sütundaki müşteri istediğin
i karşılamadaki etkisidir.İlişki matrisini oluşturmanın yöntemi; her sütun (teknik karakteristik) üzerinde tek tek durarak, müşteri isteklerini karşılamaya ne derecede katkıları olduğunu, takımın tüm üyelerinin fikir birliği ile belirlemektir.
4.3.5. Te
knik Korelasyonların Belirlenmesi ve AnaliziMüşteri isteklerini karşılamak amacıyla belirlenen teknik karakteristikler arasında olumlu ya da olumsuz etkileşimler olabilir. Yani bir teknik karakteristikte olumlu yönde gelişme sağlanması, bir diğerini olumlu ya da olumsuz yönde etkileyebilir. Bu türlü etkileşimlerin görülmesi için kalite evinin adının konmasına vesile olan “çatı matrisi” ya da diğer adıyla “korelasyon matrisi” kullanılır. Bu matriste her hücre; iki farklı teknik karakteristik arasındaki korelasyonu temsil eder. Korelasyon matrisinde olumlu ve olumsuz ilişkiler çeşitli sembollerle gösterilebilmektedir.
Belirlenen korelasyon düzeyi, olumsuz ya da güçlü ise, KFG takımının bu teknik karakteristiklerin geliştirilmesi ile ilgili olarak özel bir çaba sarfetmesi gerekli demektir. Bu kısımda belirlenen olumsuz korelasyonlar genellikle “aynı anda birbirine zıt iki fiziksel durumun gerçekleşmesi gerekliliği” şeklinde ortaya çıkar.
4.3.6. Teknik Kıyaslamaların Yapılması ve Hedeflerin Belirlenmesi
Tekn
ik kıyaslamalar bölümünde, belirlenen her teknik karakteristik (ya da öncelik sıralamasında yukarıda olanlar) için, objektif ölçüm değerleri ile rakip ürünlere ait aynı karakteristiklerin ölçüm değerleri karşılaştırılır. Amaç;Bu değerlendirme yapılırken müşterilerin yaptıkları kıyaslama da göz önüne alınmalıdır. Herhangi bir teknik karakteristiğin objektif ölçümleri bakımından daha iyi olunsa bile, o teknik karakteristiğin karşıladığı müşteri istekleri bakımından müşteri firmayı daha geride ya da daha kötü olarak algılıyor olabilir. Böyle bir durum kalite evinde kolayca fark edilebilir.
Bu duruma firmanın imaj sorunları, ya da reklamlardaki yanlış yönlendirmeler neden olabilir. Bu sorun geliştirme ekibinin sorunu olmaktan çok, stratejilerle ya da taktiklerle ilgili bir sorundur ve üst yönetime bildirilmelidir.4.3.7. Sonuçlara Dayalı Olarak Geliştirme Projesinin Planlanması
Kalite Evinin standart bölümleri oluşturulduktan sonra, karar vermeyi kolaylaştırmak için taban bölümüne ilave satırlar eklenebilir. Bunlar, her bir teknik karakteristiğin geliştirilmesinin maliyetini, güçlük derecesini, yasal engelleri, çevresel engelleri gösteren satırlar olabilirler. Bu satırların eklenmesinden sonra kalite evi son halini almış olur .
Kalite evinin oluşturulması sırasında, bu bölümde anlatılan bütün bölümlerin oluşturulmasına bazen gerek olmayabilir. Hangi bölümün gerekli olduğuna karar vermek için, KFG takımı öncelikle yapılan çalışmanın getireceği fayda ile, bu çalışmayı yapmak için harcanacak zaman ve parayı karşılaştırmalıdır. Söz gelimi bazı durumlarda sadece korelasyon matrisinin oluşturulması
aylar sürebilmektedir. Düşük oranda bir fayda elde etmek için, yüksek maliyetli çalışmalar yapmak anlamlı değildir.Kalite evi oluşturulduktan sonra KFG çalışmasının tamamlandığı düşünülmemelidir. Bir tasarım faaliyetinde sadece müşteri isteklerine karşılık gelen teknik karakteristiklerin belirlenmesi yeterli olmamaktadır. Bu teknik karakteristiklerin hangi parçalar, süreçler ve üretim planıyla gerçekleştirileceğini de belirlemek ve müşteri isteklerinin, tasarım, geliştirme, üretim ve hizmetteki her aşam
aya aktarılmasının sağlanması gereklidir.5. HİZMET TASARIMINDA KFG
Günümüzde hizmet işletmeleri, üretim işletmelerinin uyguladığı yönetim sistemlerini kendi sektörlerinde uygulamaya çalışmaktadırlar. Bu yönetim sistemleri içerisinde müşteri memnuniyetini sağlamada kullanılan bir araç olan Toplam Kalite Yönetiminin önemli bir yeri vardır(Tütüncü 1999:17). KFG, “müşterinin sesi”nin ürün geliştirmenin Ar&Ge, mühendislik ve üretim aşamalarının her tarafına göçeriminin yapıldığı bir Toplam Kalite Yönetimi sü
recidir(Griffin ve Hauser 1993:1).Geleneksel KFG, toplam müşteri tatminini sağlamak için müşteri isteklerini belirli kalite tasarımı ve üretim zorunluluklarına dönüştürmede 4 temel matris kullanan yapılandırılmış bir metottur. Knipper ve Ermer (1998), KFG ile geleneksel ürün tasarımının prensiplerini, üç adet matris kullanarak hizmet tasarım KFG yöntemine dönüştürmüşlerdir.
Müşterinin sesi (VOC) bu üç matrisin ilkine uygulanmakta ve daha sonra müşteri gereksinimlerinin karşılanmasını sağlayan günlük kalite yönetim teknikleri, önemli tasarım karakteristikleri ve anahtar hizmet ölçütlerini belirleyen ikinci ve üçüncü matrislere taşınmaktadır.
5.1. Birinci Matris
Müşteri istekleri ve hizmet ölçütlerinin karşılaştırıldığı ilk matris kalite evinin en önemli parçasını oluşturmaktadır. Çünkü bu matris doğru bir şekilde oluşturulmazsa, takip eden matrisler çok az yarar sağlayacaktır. Birinci matris gerçek hizmetin tasarımını tanımlamamaktadır, fakat hizmet oluşturulurken müşteri isteklerinin nasıl ölçümleneceğini
tanımlamaktadırlar. Müşterinin sesinin dinlenmesi ve buna göre hareket edilmesi birinci matriste olmakta ve böylece müşteri isteklerinin niceliklendirilmesi sağlanmaktadır. Bu sebeple ilk matris ikinci matriste gerçek hizmetin tasarımı için bir temel görevi görmektedir.Müşteri isteklerinin karşılanması her tasarım için önemlidir, fakat hizmet tasarımı için özellikle önemli olmaktadır. Bir hizmet ortamında tipik müşteri istekleri; hizmetin tutarlı olması, işgörenlerin kibar olması ve ihtiyaç olduğunda işgörenlerin hazır bulunmaları ve hizmetin zamanında sunulmasını içerir. Diğer müşteri istekleri hizmet esnekliği, hizmetin makul bir fiyatla sunulması ve işgörenlerin görevlerine bağlı olmalarını içerir. Bu yedi tane müşteri isteği birinci matrisin sol tarafına yerleştirilerek KFG sürecine sokulur. Aynı zamanda her bir müşteri isteğine 1 ile 5 arasında bir önem derecesi verilir ve bu her bir gereksinimin yerine getirilmesinin müşteriler tarafından ne kadar önemli olarak algılandığını niceliklendirir.
Müşteri gereksinimleri anlaşıldıktan sonra bunlar bazı niceliklendirilebilir ölçütlerle eşleştirilir. Müşteri gereksinimleri ile hizmet ölçütleri arasındaki ayrım şudur; müşteri gereksinimleri müşterilerin “ne” istediğini ifade eder, hizmet ölçütleri bu isteklerin
"nasıl" ölçülebileceğini belirler. Bazı hizmet ölçütlerini şu şekilde sıralayabiliriz; zamanında teslim, müşteri memnuniyeti, tutarlılık, hız ve devamlı müşteri ölçütleri. Bu beş hizmet ölçütü birinci matrisin üst kısmında dikey şekilde yerleştirilir.Müşteri istekleri ile hizmet ölçütleri arasındaki ilişkinin kuvveti değişiklikler gösterir ve üç sembolden birisi ile gösterilir; içi dolu çember, boş çember ve boş üçgen. Bu semboller, aradaki bağıntıyı ifade edecek şekilde sayısal bir değer oluşturur, bunla
r sırası ile 9 puan, 3 puan ve 1 puandır. Her bir hizmet ölçütü için mutlak bir önem değeri hesaplamak için, bu sayısal değerler müşteri önem sıralamaları ile bağlantılı olarak kullanılır.Hangi ilişkinin kullanılması gerektiğine karar vermek için şu soru cevaplandırılmalıdır; “Eğer hizmet ölçütü kontrol edilebilirse, bu müşteri isteklerini ne şiddetle etkileyecektir?” Söz gelimi, “zamanında teslim” hizmet ölçütünün kontrolü sağlanabilirse, bu müşterinin zamanında hizmet isteğini ne şiddetle etkileyecektir?
Bu şekilde tüm yatay ve dikey sütunlar ilişkilendirilir.Daha sonra her bir hizmet ölçütü için mutlak önem değeri hesaplanır. Bu değerler müşteri isteklerinin karşılanmasında hangi hizmet ölçütlerinin en büyük etkiye sahip olduğunu belirlemek için bir metot sunmaktadır.
En önemli hizmet ölçütleri daha ileri düzeyde geliştirilmek üzere ikinci matrise taşınırlar. Daha az öneme sahip ölçütleri, en önemli olanlar kontrol altına alındıktan sonraki bir zamanda geliştirilmek üzere bir kenara bırakılırlar.
5.2.
İkinci Matrisİkinci matris birinci matristen taşınan hizmet ölçütlerini “Ne”ler olarak ve hizmet tasarım karakteristiklerini “Nasıl”lar olarak ilişkilendirir. Bu matris “Eğer bunlar ölçülmesi gerekenler olsaydı (hizmet ölçütleri), bu ölçütleri ideal hale getirmek için hizmet nasıl tasarlanmalı ve yapılandırılmalıdır ?” sorusuna cevap verir.
Daha sonraki adım “Eğer bunlar ölçülmesi gerekenler olsaydı (hizmet ölçütleri), bu ölçütleri ideal hale getirmek için hizmet nasıl tasarlanmalı ve yapılandırılmalıdır ?” sorusuna cevap veren hizmet tasarım karakteristikleri olan “Nasıl”ları belirlemektir. Genel hizmet ortamlarına uygulanabilen tasarım karakteristikleri vardır. Bunlara örnek olarak, uygun ekipman, uygun eğitim, takım çalışması, görünüş ve kalite tasarım araçlarının kullanılması sayılabilir. Bunlar hemen hemen tüm hizmet örgütlerinin sistemlerini tasarlarken faydalanabilecekleri karakteristiklerdir.
İkinci matristeki matris ilişkilerini geliştirme metodu, birinci matristeki gibidir. Birinci matriste yapılan hesaplamayla aynı tarzda olmak üzere, ikinci matriste her hizmet tasarım karakteristiği için bir mutlak önem hesaplanır.
5.3. Üçüncü Matris
Kaliteli hizmet tasarımı için kullanılan KFG metodu, üçüncü matriste geleneksel 4 matrisli ürün tasarım KFG’den ayrılır. Amaç, günlük kalite yönetimi için hizmet tasarım karakteristiklerini ayrıntılarına ayırmak suretiyle hizmet kalitesini en temel seviyede ve tutarlı bir tarzda yönetmektir. Günlük hizmetlerin kalite yönetimine kılavuzluk eden bu üçüncü ve son matr
istir.Üçüncü matristeki tüm hizmet tasarım karakteristikleri ikinci matristen aktarılırlar ve sol tarafa yerleştirilirler. İkinci matristeki her “nasıl”ın veya hizmet tasarım karakteristiğinin mutlak önemi üçüncü matrise taşınır ve her “ne” veya hizmet tasarım karakteristiği için önem derecesini ifade eder.
Her bir hizmet tasarım karakteristiği bir veya daha fazla günlük kalite yönetim tekniği ile eşleştirilir. Günlük kalite yönetim teknikleri “ Eğer hizmetin olması gereken şey bu ise(hizmet tasarım karakteristikleri), her gün için tutarlılığı sağlamak için hizmet nasıl yönetilecektir?” sorusuna cevap verir. Tekrar bir mutlak önemlilik hesaplaması yapılır ve bu, hangi günlük kalite yönetim tekniğinin istikrarlı hizmet kalitesini sağlamada yaşamsal öneme
sahip olduğunu belirlemede bir metot sağlar. Daha sonra en yüksek puanları alan kalite yönetim teknikleri tam entegrasyon ve izleme için iş planıyla birleştirilir ve deneyim kazanıldıkça bu yönetim teknikleri güncelleştirilir. KFG’nin kullanılması müşterilerin sadece tatmin edilmesini sağlamakla kalmaz onların memnun edilmesini sağlar.SONUÇ
1966 yılında Yoji Akao tarafından Japonya’da ortaya atılan bir yönetim metodudu olan KFG, ürün veya hizmet geliştirme maliyetlerinin düşürülmesinde, geliştirme zamanının kısaltılmasında, verimliliğin artırılmasında ve müşteri memnuniyetinin sağlanmasında büyük yararlar sunan bir metottur.
Önceleri ürün tasarımı için kullanılmış olan KFG, 1981 yılında Japonya’da hizmet örgütleri için de uygulanmaya başlanmıştır. Bu uygulamalar ilk olarak alış-veriş merkezleri, spor kompleksleri ve perakende mağazalar için uygulanmış ve daha sonraları otel ve hastaneler için de başarı ile sonuçlanan uygulamalar yapılmıştır.
Teknoloji yönetimi konusunda yapılan araştırmalar, pazarlama, üretim, mühendislik ve Ar&Ge fonksiyonları arasındaki işbirliği ve iletişimin, daha büyük yeni ürün başarısına ve daha karlı ürünlere ulaşılmasını sağladığını ortaya koymaktadır. Bir TKY yaklaşımı olan KFG, müşterinin sesini mühendislik, üretim ve Ar&Ge karar
ları ile ilişkilendirdiği için bu fonksiyonlar arasındaki iletişimi geliştirmekte ve işletmeyi başarılı ürün, hizmet ve süreçlere ulaştırmaktadır.
KAYNAKÇA
Besterfield, Dale H., Carol Besterfield, Glen Besterfield ve Mary Besterfield. (1999).Total Quality Management
, 2. Baskı, New Jersy: Prentice Hall.Dickinson, Bill. (1995). “Qfd: Setting Up For Success”, World Class Design To Manufacture, Vol.2, No.5.
Ermer, Donald S., Mark K. Knipper. (1998). “Delighting the Customer: Quality Function Deployment For Quality Service Design”, Total Quality Management, Vol.9, No.4/5.
Griffin, Abbie ve John R. Hauser. (1993). “The Voice Of The Customer”, Marketing Science, Vol.12, No.1.
Guinta, Lawrence R. ve Nancy C. Praizler. (1993). The Qfd Book, The Team Approach To Solving Problems And Satisfying Customers Through Quality Function Deployment, New York: Amacom.
Hauser, John R. ve Don Clausing. (1988). “The House Of Quality”, Harvard Business Review, May-June.
Hauser, John R. (1993). “How Puritan Bennett Used The House Of Quality”, Sloan Management Review, Vol.34, No.3.
Http://www.kageme.itu.edu.tr/icerik/5teknik/html/
Http://www-personal.engin.umich.edu/gmazur/tqm/voc.htm
Http://www.shef.ac.uk/ibberson/QFD-IntrolII.html
Http://www.soce.org/papers/crow-qfd/Crow-qfd.htm
Mazur, Glen H. (1995). “Doubling Sales With Quality Function Deployment”, 7th Symposium on QFD.
Morris, Linda J. ve Morris, John S. (1999). “Introducing Quality Function Deployment in the Marketing Classroom”, Journal of Marketing Education, Vol.21, No.2.
Tütüncü, Özkan. (1999). “Turizm Sektöründe Toplam Kalite Yönetimi Kapsamında Kullanılabilecek Analiz Tekniklerine Genel Bir Yaklaşım”, Anatolia:Turizm Araştırmaları Dergisi, Yıl 10, Mart-Haziran.
Uyguç, Nermin. (1998). Hizmet Sektöründe Kalite Yönetimi
: Stratejik Bir Yaklaşım, İzmir, Dokuz Eylül Yayınları.Yenginol, Fatih. (2000). Yeni Ürün Geliştirmede Müşteri İstek ve İhtiyaçlarını Teknik Karakteristiklere Dönüştürmeyi Sağlayan Bir Yöntem: Kalite Fonksiyon Göçerimi (Yayımlanmamış Doktora Tezi), İzmir
:Dokuz Eylül Üniversitesi.